为进一步加强我校科研档案管理工作，充分发挥科研档案在学校发展中的作用，特制定本办法。学校任何部门或个人在职务活动中形成的各类科研档案，其归属权属于学校，任何部门和个人不得以任何理由将应归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。
一、科研档案管理机构
学校档案室、科研规划处、各二级院部共同构成学校科研档案工作系统。其中课题负责人是科研档案管理的第一直接责任人，要确保每一项科研活动归档文件材料完整、准确、系统、安全和有效。
二、科研档案范围及归档要求
（一）科研档案范围
科研档案范围包括综合管理方面、科研准备阶段、研究阶段、鉴定验收结题阶段、成果奖励申报阶段、成果转化阶段的相关材料。
（二）归档要求
实行科研文件材料形成单位预立卷制度。课题组负责人对所承担的课题研究所形成资料的收集、整理负责。科研规划处、院部对所承担科研课题管理工作范围内形成的档案材料的收集、整理负责。
归档的科研档案材料必须是原件（定稿），文件材料的载体和记录材料应符合耐久性要求。磁盘、光盘、录像带、录音带等要注释时间、地点、人物、事件等。
三、科研档案的管理与利用
（一）科研档案的管理
严格实行登记制度，对科研档案的接收、借阅、 保管等情况进行管理。
科研规划处和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后提交科研规划处，科研规划处审核后向档案室归档。
由科研档案鉴定工作小组进行档案价值的鉴定，对于超过保管期限的档案进行认真审查，提出鉴定意见，编制销毁清册，经分管校领导批准后进行销毁。
（二）科研档案的利用
凡利用馆藏档案者，均应按档案馆规定办理利用手续，出示身份证件并填写《山东商务职业学院档案查阅申请表》，由查阅单位和主管部门领导签字盖章同意后到档案室查阅。
